Achtergrondverhaal: nuances achter het nieuws

Op Weert de Gekste steeg onlangs enig gemor op onder reageerders naar aanleiding van het bericht dat de gemeente ruim 1 miljoen euro (1.015.000 euro) gaat investeren in een nieuwe archiefbewaarplaats met bijbehorende leeszaal en werkplekken… ‘Wat hebben die ‘leeghoofden’ nu weer bedacht?!,’ vroeg de eerste reageerder zich verontwaardigd af, nog voor het korte, ongenuanceerde nieuwsbericht ingedaald was.

In de raadsvergadering op maandag 5 oktober stemde een meerderheid van de gemeenteraad – SP, VVD, WEERT LOKAAL, PVDA (fractie DUS was afwezig) – voor de plannen om een nieuwe bewaarplaats te realiseren op verdieping twee in de kelder van het nieuwe stadhuis. In 2017 zou dit plan gerealiseerd moeten zijn. D66 en het CDA stemden tegen.

Gemeentearchief: investering in de toekomst

Dure papieren met een gezicht

Door Danielle Stals

De rood aangelopen en boos kijkende emoticons bij de reacties op Weert de Gekste waren niet van de lucht. Men vroeg zich af: ‘Waar komt dat miljoen nou weer vandaan? Onbegrijpelijk!’, ‘Ja lieve Weertenaren’, schrijft een bezorgde burger, ‘dit gaat ons een flinke duit kosten!’. ‘Een archief in de kelder?! Dom, dom, dommer domst.’, roept een ander, ‘De kelder kan onder water komen te staan bij een calamiteit!’ Iemand vraagt zich terecht af waarom de huurlasten van de leeszaal en de werkplekken in het C-Kwartier in 2017 exorbitant stijgen, ook een reden waarom het uiteindelijk voordeliger bleek deze in te bouwen in het huidige stadhuis. En dan was er nog een letterlijk ‘verhitte’ reactie. Iemand kwam met een buitengewoon creatieve oplossing: ‘Het archief kunnen ze beter in de fik steken nu Weert failliet is verklaard!’ Ja, al dat papier brandt natuurlijk voortreffelijk… maar of dit nu daadwerkelijk de beste lange termijn oplossing biedt?…

Nuances achter het nieuws
De plannen voor de bouw van het nieuwe archief roepen dus veel vragen op, terechte en minder terechte. Tijd om eens wat dieper in de materie te duiken en het een en ander uit te zoeken. Kunnen we de zin van de onzin scheiden in dit vraagstuk? Er verscheen een ultra-kort bericht op Weert de Gekste, maar hoe liggen de nuances eigenlijk? En vooral: hoe kunnen de vragen van de burgers beantwoord worden? Ik sprak met de verantw oordelijk wethouder Frans Van Eersel, bracht een bezoek aan het huidige gemeentearchief – want hoe ligt dat archief er momenteel eigenlijk bij?- en ging daar in gesprek met gemeentearchivaris Jac Lemmens.

Ook bezocht ik de raadsvergadering van 5 oktober, waar de beslissing viel. Helaas hebben de mensen die vergadering niet vol spanning kunnen volgen thuis op de bank met ‘een zak chips en een pot bier op de salontafel’, want wegens een technische storing kon er die avond niet uitgezonden worden. Maar zo dadelijk toch: een klein ooggetuigenverslag van deze ‘onzichtbare’ vergadering…

Benauwde zomerdag
Voorop staat dat het een uitdrukkelijke wettelijke plicht van de gemeente is om ervoor te zorgen dat het archief aan alle gestelde eisen voldoet. Probleem is bijvoorbeeld dat het huidige archief dat is opgeslagen achter een grote brandwerende deur in de kelder van het oude stadhuis niet voldoet aan de klimaateisen. Hieronder zouden waardevolle documenten kunnen lijden. En inderdaad: als de zware deur in de kelder van het oude gemeentehuis opengaat stijgt een weeïge, bedompte lucht op. Het ruikt naar plaksel daar tussen al die oude papieren en het voelt er als een hete en benauwde zomerdag wanneer de hoge luchtvochtigheid mensen loom maakt en ze liever binnen blijven zitten.

Nu zijn er een aantal scenario’s onderzocht waarin werd gekeken naar de kosten van de bouw van een archiefbewaarplaats met leeszaal en werkplekken op verschillende locaties in Weert. Daarbij is van groot belang wat in elk scenario de jaarlasten zijn voor de gemeente. Die worden namelijk uitgesmeerd over vele jaren, hoe lager de lasten hoe meer voordeel dit biedt. Zie kader. . De gekozen oplossing is uiteindelijk de goedkoopste.

De plannen voor het nieuwe archief komen zeker niet uit de lucht vallen. Er is al jaren gediscussieerd in de raad hieromtrent en de beslissing is telkens uitgesteld. Men debatteerde in het verleden onder andere over het oprichten van een erfgoedhuis in het gebouw van de oude Martinussschool waar Weerter musea geclusterd zouden worden met archiefbewaarplaats, leeszaal en werkplekken. Helaas bleek dit plan uiteindelijk veel te duur, realisatie zou in de miljoenen lopen. De plannen die er in het verleden lagen voor het erfgoedhuis zijn ook de reden waarom het gemeentearchief niet meteen is ingebouwd bij de bouw van het nieuwe stadhuis. Volgens Wethouder Frans van Eersel zou de bouw van de archiefbewaarplaats overigens niet veel goedkoper zijn geweest als die onmiddellijk bij oplevering van het stadhuis gerealiseerd was: ‘Mogelijk zou het iets goedkoper zijn geweest. Het is niet aan te geven hoeveel precies, maar het zou niet veel schelen. Nu is het ook niet meer dan een aantal wanden, stellingen en verlichting aanbrengen. De klimaatbehandeling was in dat geval ook nodig geweest.’ Maatregelen voor brandveiligheid en dergelijke hadden in het andere geval natuurlijk ook getroffen moeten worden.

Stop met opknappen
In de raadsvergadering van 5 oktober sprak Carla Jacobs zich namens Weert Lokaal uit vóór de bouw van het nieuwe archief, kantoorwerkplekken en de leeszaal Jacobs: ‘We hebben acht jaar geleden al duizenden euro’s besteed aan het opknappen van het huidige archief, terwijl bekend was dat dit slechts een tijdelijke oplossing was. Nu ligt een keuze voor die echt een langetermijnoplossing is. We kunnen met een nieuw archief zo’n 50 jaar vooruit. Het kost wel veel, maar het is uiteindelijk de goedkoopste oplossing. In kiezen met visie waren de kosten voor de nieuwe bewaarplaats op 1,5 miljoen geraamd, nu blijkt dat het een half miljoen minder gaat kosten. We moeten het nu doen, want het is al te laat! De discussie sleept zich al jaren voort, maar Weert Lokaal wil het probleem niet meer opschuiven naar de toekomst.’ SP, VVD en PvdA sluiten zich hier bij aan. Een extra reden om te verhuizen is dat de huur van de werkplekken en de leeszaal in het C-kwartier in 2017 exorbitant zal stijgen , de huur van de archiefbewaarplaats in de kelder blijft echter gelijk.

Goedkoper?
D66 en CDA zijn tegen de investering van ruim 1 miljoen. Zij pleiten voor oplossingen die op dit moment goedkoper zijn, maar die geen langetermijnoplossing zijn, ze willen tijd en kosten besparen en stellen alternatieve scenario’s voor waarbij het archief zelf in de kelder van het C-kwartier blijft. De bouw van de bewaarplaats kost namelijk veruit het meest, 743.800 euro – en dat geld zou je je zo tijdelijk kunnen besparen. Maar tijdelijk dus. Enkel de leeszaal en studieplekken zouden in dat geval naar de bibliotheek of het nieuwe gemeentehuis verhuizen. Echter, het gebouw van het oude stadhuis met daarin het C-kwartier blijft nog maximaal 10 jaar staan, daarna moet sowieso uitgeweken worden naar een andere locatie voor het archief. Dit is dus geen lange termijnoplossing en zo verschuif je het probleem naar later. En dan zitten we ook nog met het slechte klimaat in het huidige archief.

Hendrik Stals (CDA) stelt in de vergadering wel een zeer terechte vraag: ‘Kunt u mij uitleggen waarom de huur van de leeszaal en werkplekken op de begane grond in 2017 buitensporig stijgt ten opzichte van nu, en dat nog wel in een gemeentelijk gebouw?! Dit kan ik niet aan de burger uitleggen!.’ Tijdens de vergadering komt op deze vraag geen eenduidig antwoord. Toch eens even navragen bij Frans van Eersel hoe dit kan.

Van Eersel: ‘De begane grond van het C-kwartier is voor de exploitant het meest interessant in verband met zichtbaarheid en bereikbaarheid. Hiervoor kunnen hogere huurprijzen gevraagd worden dan voor de kelderverdieping. Het geheel van inkomsten aan huur moet voor het C-kwartier leiden tot een sluitende exploitatie. Voldoende inkomsten zijn nodig om het gebouw te kunnen onderhouden en om andere lasten te betalen. Dit ondanks het feit dat het een gemeentelijk gebouw is. In de onderhandelingen is het de gemeente toch gelukt om voor de begane grond tot 2017 lage huurtarieven te bedingen, daarover is stevig onderhandeld en uiteindelijk stemde het C-kwartier in voor een beperkte periode tot 1 maart 2017. Met zicht op realisatie van de nieuwe bewaarplaats en verhuizing van leeszaal en medewerkers voor maart 2017 naar een nieuwe locatie was de afspraak over huurverhoging in 2017 voor de gemeente een aanvaardbaar risico.’ Uiteindelijk gaat het archief met werkplekken en leeszaal dus verkassen naar de nieuwe locatie, dat kost dus een miljoen, maar waar haalt de gemeente dat miljoen eigenlijk vandaan? Van Eersel: ‘het miljoen wordt betaald uit nieuw krediet, maar belangrijk is dat dit gedekt wordt door een goede besparing op de exploitatielasten van het nieuwe archief. De jaarlasten van het huidige archief zijn momenteel circa 24.000 euro hoger dan wanneer we een nieuw archief bouwen in het nieuwe stadhuis. Dus het is naast een kwaliteitslabel een bezuiniging op de gemeentebegroting. Dat is dubbele winst zou ik zeggen!’ Ja inderdaad, 24.000 euro voordeel per jaar en smeer dat eens uit over die 50 jaar dat je profijt hebt van het archief, dan heb je aan het eind van de rit dat miljoen wel weer terugverdiend.

Van stoffig naar open
Dan begin ik nu nieuwsgierig te worden naar de staat van het huidige archief en de reactie van de gemeentearchivaris Jac Lemmens. Bij aankomst in het C-kwartier moet ik toch eerst zoeken naar de ingang van het veelbesproken archief. Je loopt er zo voorbij. Het archief is weggemoffeld in een vergeten hoek. Ik bel aan, de deur zwaait open. Oude vloerbedekking, fantasieloze kasten, saai TL-licht. En in het kantoor van Lemmens kijk je ook nog eens tegen een blinde muur aan: ‘Ja, we willen heel graag van dit stoffige imago af’, zegt Lemmens verontschuldigend. Nou ja, letterlijk stoffig is het niet want ik krijg nog geen niesbui.

De medewerkers van het archief zijn uiteraard heel blij met de plannen van de gemeente. Lemmens: “We willen naar een hele open uitstraling. We willen het archief letterlijk een gezicht geven, want dat ontbreekt er hier aan. Een archief is belangrijk voor een stad, de geschiedenis begint bij je voordeur. Dit archief bevat de identiteit van Weert en daarmee een deel van jouw identiteit. Een laagdrempelig en transparant archief dat midden in de samenleving staat, dat is ons streven!’ En is Lemmens ook blij met de locatie van de nieuwe bewaarplaats? ‘Jazeker, het nieuwe stadhuis is een prachtige plek en misschien wil de gemeente Nederweert in de toekomst zelfs een deel gaan huren, dat zou helemaal mooi en voordelig zijn.’ Maar een archief in de kelder, kan dat waterschade opleveren? Lemmens: ‘Dat heb ik goed nagevraagd bij adviesbureau Arcadis dat de zaak grondig onderzocht. Zij verzekerden mij dat het volledig veilig is voor water. In het begin was er overigens wateroverlast in het Stadhuis, maar sinds er een vleugel naast gebouwd is valt dat enorm mee.’ ‘Vindt u dat ook de werkplekken en de leeszaal in het stadhuis moeten komen?’ Lemmens knikt: “Ik zou dat een prima plek vinden. Maar als ik even verder mag dromen zou ik het nog mooier vinden als ze boven de bibliotheek kwamen te liggen, waar nu Weert FM huist. Dan zouden mensen wel een dag van tevoren hun archiefmateriaal moeten reserveren in verband met vervoer. Maar wij zouden graag onze krachten bundelen met de bieb. We zijn immers beide makelaars in informatie, we vullen elkaar daarin goed aan en we hebben beiden zware tijden, door bezuinigingen. Maar door samenwerking halen we er het maximale uit!’

Sneller Digitaal?
Is het uiteindelijk niet voordeliger en minder ‘stoffig’ om het archief zo snel mogelijk te digitaliseren? Lemmens veert op, handenwrijvend rolt hij op zijn bureaustoel richting zijn computer. ‘Digitalisering is prachtig. We hebben pas een deel van het archief gedigitaliseerd.’ Hij tikt in ‘Gerard Reve’ en Blieb er komen zo 70 hits uitrollen. Mensen kunnen nu een deel van het archief thuis digitaal bekijken. Met een druk op de knop vraagt Lemmens ook zijn favoriete archiefstuk op, wat tevens achter hem aan de muur hangt, het is een unicum met een heel mooi gekleurd wapen.

Lemmens: ‘We zijn aan het digitaliseren, maar dat gaat heel erg langzaam. Oud-archief moet vaak eerst gerestaureerd worden en daarna gedigitaliseerd. We werken met betaalde krachten en vrijwilligers. Onlangs hebben we vijf strekkende meter oud-archief gedigitaliseerd en dat heeft 100.000 euro gekost dat is bij uitzondering betaald door rijksprogramma Metamorfoze. Er wordt door de overheid natuurlijk bezuinigd op het digitaliseren. Het hele archief is maar liefst 2.500 strekkende meter groot, dus het is een extreem dure hobby… Maar de gemeente moet moeilijke keuzes maken. Misschien redden we het in dit tempo om in 2030 volledig gedigitaliseerd te zijn. Maar de belangrijke stukken of stukken die veel gebruikt worden of in slechte toestand zijn krijgen natuurlijk voorrang. En nieuwe aanwas wordt steeds vaker digitaal geleverd.’ Toch wel hard nodig dus een plek voor alle waardevolle papieren, liefst in een open ruimte met een gezicht. Een ‘niet-stoffige’ plek waar Weertenaren in alle leeftijden graag naartoe komen, op zoek naar hun eigen geschiedenis en identiteit.